📋 Google Sheets 17
📁 Google Drive 14
🏢 Close CRM 10
📝 Cognito Forms 7
🎓 LearningSuite 6
✅ ClickUp 5
🛒 Ablefy/elopage 3
📅 Calendly 2
💬 Intercom 1
🗄️ Airtable 1
Onboarding
3 Automationen
Onboarding Masterclass ab 10.2025
Ablefy Kauf → sofort
Was passiert
Sobald jemand die Masterclass bei Ablefy kauft, wird automatisch ein CSV für die Geschenkbox-Versendung erstellt, der Kontakt in LearningSuite angelegt/aktualisiert, in Close CRM ein Lead/Opportunity erstellt und ein Calendly-Kickoff-Einladungslink vorbereitet.
Ablauf
1Ablefy-Webhook: Neuer Kauf erkannt
2Filter: Produkt = Masterclass oder 1:1 Beratung
3CSV-Export für Geschenkbox-Versand erstellen
4LearningSuite: Mitglied anlegen & Kurs-Zugang geben
5Close CRM: Lead suchen oder erstellen, Opportunity anlegen
Folge-Automationen
Calendly-Kickoff gebucht → Aufgaben anlegen
Masterclass Calendly Ende Kickoff → Drive anlegen
Ablefy Verlängerung gekauft → Close CRM Update
Ablefy Zahlung → sofort
Was passiert
Wenn eine Verlängerungszahlung in Ablefy eingeht, wird die bestehende Opportunity in Close CRM automatisch aktualisiert (Enddatum verlängert, Status geändert).
Ablauf
1Ablefy-Webhook: Zahlung erkannt
2Close CRM: Lead über E-Mail suchen
3Close CRM: Opportunity auflisten
4Close CRM: Opportunity aktualisieren (Enddatum + Status)
Umzug: ClickUp → Close CRM
ClickUp Task-Änderung → sofort
Was passiert
Migrationsautomation: Bestehende Kundendaten aus ClickUp werden in Close CRM übertragen. Leads werden gesucht oder neu erstellt, Opportunities angelegt.
Ablauf
1ClickUp: Task-Änderung beobachten
2ClickUp: Task-Details abrufen
3Close CRM: Lead über E-Mail suchen
4Google Sheets: Kundendaten nachschlagen
5Close CRM: Lead aktualisieren oder neu anlegen
6Close CRM: Opportunity erstellen
Kickoff Setup
3 Automationen
Calendly-Kickoff gebucht → Startdatum + Aufgaben
Calendly Buchung → sofort
Was passiert
Wenn ein Kickoff-Termin über Calendly gebucht wird, wird das Startdatum in Google Sheets gesetzt und eine Reihe von Aufgaben in ClickUp automatisch angelegt.
Ablauf
1Calendly: Neue Buchung erkannt (Filter: "Kickoff")
2Warte kurz (Sleep)
3Google Sheets: Kundenzeile anhand E-Mail finden
4Google Sheets: Startdatum eintragen
5ClickUp: Onboarding-Aufgaben anlegen
Folge-Automationen
Masterclass Calendly Ende Kickoff → Drive anlegen
Masterclass Calendly Ende Kickoff → Drive Ordner anlegen
E-Mail (Kickoff-Ende) → sofort
Was passiert
Nach Abschluss des Kickoff-Calls wird über eine eingehende E-Mail ausgelöst: Die komplette Drive-Ordnerstruktur für den Kunden wird erstellt, Vorlagen kopiert, der LearningSuite-Hub angelegt und Close CRM aktualisiert.
Ablauf
1E-Mail-Webhook: Kickoff-Ende-Benachrichtigung empfangen
2Regex: E-Mail-Inhalt parsen → Kundendaten extrahieren
3Google Sheets: Kundeneintrag suchen oder neu anlegen
4Google Drive: 4 Unterordner anlegen (Analysen, Daten, Reports, etc.)
5Google Drive: Vorlagen-Dateien in Ordner kopieren
6Google Sheets: Ordner-IDs eintragen
7LearningSuite: Hub erstellen + Zugang gewähren
8Close CRM: Lead suchen & aktualisieren
Folge-Automationen
2.0: Analyse final → Freischalten
Masterclass Kick-off Analyse → Hochladen
2.0: Onboarding abgeschlossen → Analyse freischalten
LearningSuite Lektion → sofort
Was passiert
Sobald ein Mitglied in LearningSuite die Onboarding-Lektion abschließt, werden automatisch die Analyse-Inhalte freigeschaltet (Bundle-Zugang gewährt).
Ablauf
1LearningSuite: Lektion abgeschlossen (Webhook)
2LearningSuite: Bundle "Analyse 2.0" freischalten
Masterclass Betrieb
9 Automationen
Masterclass: Kick-off Analyse ausgefüllt → Hochladen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Wenn ein Kunde das Kick-off Analyse-Formular ausfüllt, wird die PDF-Datei automatisch in den richtigen Google Drive-Ordner des Kunden hochgeladen.
Ablauf
1Cognito Forms: Neue Einreichung
2Google Sheets: Kundenordner-ID nachschlagen
3HTTP: PDF-Datei herunterladen
4Google Drive: Datei in Kundenordner hochladen
Masterclass: Blutzuckerwerte hochladen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Blutzucker-Messdaten werden vom Cognito-Formular abgeholt, in die Kunden-Tabelle eingetragen und die zugehörige Datei in Google Drive hochgeladen. Bei fehlerhaften Einträgen wird der Formular-Eintrag gelöscht.
Ablauf
1Cognito Forms: Neuer Blutzuckerwert
2Warte (Sleep)
3Google Sheets: Kundenzeile finden
4HTTP: Datei von Cognito holen
5Google Drive: Hochladen oder neue Tabelle aus Vorlage erstellen
6Google Drive: API-Call für Freigabe
Masterclass: Gewicht eintragen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Gewichtseintrag aus Cognito Forms wird automatisch in die richtige Zeile der Kunden-Tabelle in Google Sheets eingetragen.
Ablauf
1Cognito Forms: Neues Gewicht eingetragen
2Google Sheets: Kundenzeile finden
3Google Sheets: Gewicht in Tabelle eintragen
Masterclass: Labordaten (Blutwerte) hochladen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Laborwerte aus dem Cognito-Formular werden hochgeladen. Falls noch kein Unterordner für Laborwerte existiert, wird er automatisch erstellt. Werte werden direkt in die Kunden-Tabelle eingetragen.
Ablauf
1Cognito Forms: Neue Laborwerte
2Google Sheets: Kunden-Ordner-ID nachschlagen
3Google Drive: Unterordner prüfen/erstellen
4Cognito: Dateien holen + HTTP-Upload
5Google Drive: Hochladen
6Google Sheets: Werte in Tabelle eintragen
Masterclass: Mahlzeiten hochladen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Mahlzeiten-Fotos und -Daten aus dem Cognito-Formular werden in den richtigen Kunden-Ordner in Google Drive hochgeladen. Bei Fehler wird der Formular-Eintrag bereinigt.
Ablauf
1Cognito Forms: Neue Mahlzeit eingetragen
2Warte (Sleep)
3Google Sheets: Ordner-ID suchen
4HTTP: Datei(en) herunterladen
5Google Drive: Hochladen
Masterclass: Wochen-Feedback hochladen
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Wöchentliches Feedback der Kunden aus Cognito Forms wird in die richtige Zeile der Kunden-Tabelle in Google Sheets eingetragen.
Ablauf
1Cognito Forms: Wochenfeedback eingegangen
2Google Sheets: Kundenzeile finden
3Google Sheets: Zeile hinzufügen + Zelle aktualisieren
Masterclass: Lebensmittelliste
Cognito Forms → sofort
Was passiert
Eine individuelle Lebensmittelliste wird aus einer Google-Sheets-Vorlage erstellt und in den Kunden-Drive-Ordner abgelegt.
Ablauf
1Cognito Forms: Lebensmittelliste ausgefüllt
2Google Sheets: Kundenzeile finden
3Google Sheets: Neue Tabelle aus Vorlage erstellen
4Google Drive: API-Call → Freigabe setzen
5Google Drive: Datei in Kundenordner hochladen
Masterclass: Einnahme Vorschlag → PDF erstellen & hochladen
Airtable Webhook → sofort
Was passiert
Wenn in Airtable ein Einnahme-Vorschlag eingetragen wird, erstellt Make automatisch eine PDF-Tabelle daraus und lädt sie in den Kunden-Drive-Ordner hoch.
Ablauf
1Airtable: Neuer Datensatz (Webhook)
2Google Sheets: Kundenordner-ID nachschlagen
3Google Sheets: Neue Tabelle aus Vorlage erstellen
4Google Drive: PDF hochladen
Masterclass: Abo-Verlängerung
Ablefy Zahlung → sofort
Was passiert
Bei einer Abo-Verlängerungszahlung wird das Enddatum in Google Sheets aktualisiert und das ClickUp-Task entsprechend angepasst.
Ablauf
1Ablefy: Verlängerungszahlung erkannt
2Google Sheets: Kundenzeile finden & Enddatum aktualisieren
3ClickUp: Tasks filtern & Enddatum anpassen
Analyse & Freischaltung
2 Automationen
2.0: Analyse final → Marc, Vanessa, Speed-Calls freischalten
LearningSuite Abgabe → sofort
Was passiert
Sobald ein Kunde die finale Analyse-Aufgabe in LearningSuite abgibt, werden die Speed-Calls und weitere Inhalte (Marc, Vanessa Bundle) automatisch freigeschaltet.
Ablauf
1LearningSuite: Abgabe eingegangen (Webhook)
2Filter: Aufgabe = "Fordere hier deine Auswertung an" + Kurs = Analyse 2.0
3LearningSuite: Bundle "Speed-Calls 2.0" freischalten
Blutauswertung Fillout fertig → Tabelle PDF erstellen
Webhook → sofort
Was passiert
Wenn eine Blutauswertung über Fillout fertig ist, werden die Daten aus Google Sheets aggregiert, über eine externe API ein PDF erstellt und in Google Drive hochgeladen.
Ablauf
1Webhook: Fillout-Formular abgeschlossen
2Google Sheets: Auswertungsdaten zusammensuchen
3Text-Aggregator: Daten für PDF vorbereiten
4HTTP: Externe PDF-API aufrufen
5Google Drive: PDF hochladen
Reports & Berichte
4 Automationen
4 Wochen Reports erstellen
ClickUp Tasks → geplant
Was passiert
Alle 4 Wochen wird für jeden aktiven Kunden ein Report aus einer Google Docs-Vorlage erstellt, mit Daten aus Google Sheets befüllt und per E-Mail versendet. Die Datei wird anschließend in den Kunden-Ordner verschoben.
Ablauf
1ClickUp: Fällige Reporting-Tasks abrufen
2Google Sheets: Kundendaten & Messwerte laden
3Google Drive: Kunden-Ordner suchen
4Warte (Sleep)
5Google Docs: Report aus Vorlage erstellen
6E-Mail: Report versenden
7Google Drive: Datei in Kundenordner verschieben
Monatliche Reports erstellen
Google Sheets → geplant
Was passiert
Monatlich wird für jeden Kunden ein Report aus den Google Sheets-Daten zusammengestellt und in den Drive-Ordner abgelegt.
Ablauf
1Google Sheets: Aktive Kunden filtern
2Google Drive: Ordner suchen & Datei abrufen
3Report zusammenstellen & ablegen
Test: 4 Wochen Berichte
Google Sheets → manuell
Was passiert
Test-Szenario für den 4-Wochen-Bericht. Liest Daten aus Google Sheets, aggregiert sie und sendet sie an eine externe API.
Test: 4 Wochen Berichte 2
Google Sheets → manuell
Was passiert
Zweite Testvariante des 4-Wochen-Berichts mit CSV-Aggregation, HTTP-Versand und Drive-Upload.
Offboarding
5 Automationen
Close Offboarding: Aufgabe 4 Wochen vor Enddatum
Zeitgesteuert → täglich
Was passiert
Jeden Tag prüft Make, ob ein Kunde in 4 Wochen sein Vertragsende hat. Falls ja, wird in Close CRM automatisch eine Offboarding-Aufgabe erstellt.
Ablauf
1Zeitgesteuert: Täglich ausführen
2Variable setzen: Heutiges Datum + 28 Tage
3Close CRM: Opportunities mit passendem Enddatum suchen
4Close CRM: Aufgabe "Offboarding vorbereiten" erstellen
Close Offboarding: Aufgabe 14 Tage vor Enddatum
Zeitgesteuert → täglich
Was passiert
14 Tage vor Vertragsende wird in Close CRM eine Erinnerungs-Aufgabe für das Offboarding-Gespräch angelegt.
Ablauf
1Zeitgesteuert: Täglich ausführen
2Variable: Heute + 14 Tage
3Close CRM: Passende Opportunities finden
4Close CRM: Aufgabe erstellen
Close Offboarding: Aufgabe 48h vor Enddatum
Zeitgesteuert → täglich
Was passiert
48 Stunden vor Vertragsende wird die letzte Offboarding-Erinnerung als Aufgabe in Close CRM angelegt.
Ablauf
1Zeitgesteuert: Täglich ausführen
2Variable: Heute + 2 Tage
3Close CRM: Passende Opportunities finden
4Close CRM: Aufgabe erstellen
Close Offboarding: Wirklich offboarden
Zeitgesteuert → täglich
Was passiert
Am tatsächlichen Enddatum wird der Offboarding-Prozess abgeschlossen: Close CRM-Status wird auf "Verloren/Beendet" gesetzt, abschließende Aufgaben erstellt.
Ablauf
1Zeitgesteuert: Täglich ausführen
2Variable: Heutiges Datum
3Close CRM: Opportunities mit Enddatum = heute
4Close CRM: Abschluss-Aufgabe erstellen
Offboarding ab 02.2026
Close CRM Status → sofort
Was passiert
Wenn eine Opportunity in Close CRM auf "Offboarded" gesetzt wird, wird der LearningSuite-Zugang des Kunden automatisch entfernt.
Ablauf
1Close CRM: Opportunity-Status wechselt (Webhook)
2Close CRM: Lead-Daten abrufen
3Regex: E-Mail aus Lead extrahieren
4LearningSuite: Mitglied anhand E-Mail suchen
5LearningSuite: Alle Bundles entfernen (Zugang sperren)
CRM & Support Sync
2 Automationen
Intercom Conversation Closed → Update in Close CRM
Intercom Event → sofort
Was passiert
Wenn eine Support-Konversation in Intercom geschlossen wird, wird die zugehörige Opportunity in Close CRM automatisch aktualisiert (z.B. letzter Kontaktzeitpunkt, Status).
Ablauf
1Intercom: Konversation geschlossen (Webhook)
2Close CRM: Lead über E-Mail suchen
3Close CRM: Opportunity aktualisieren
Einmalig: Enddatum richtig setzen
ClickUp Task → einmalig
Was passiert
Einmalige Korrektur-Automation: Setzt fehlende oder falsche Enddaten in ClickUp-Tasks anhand berechneter Werte neu.
Ablauf
1ClickUp: Tasks beobachten
2Warte (Sleep)
3ClickUp: Task-Details holen
4Variable: Enddatum berechnen
5ClickUp: Task aktualisieren
Einmalige Setup-Automationen
2 Automationen
Einmalig: Gewichtstabellen 2.0
Manuell / Google Sheets
Was passiert
Einmalige Migration: Erstellt für alle bestehenden Kunden neue Gewichts-Tabellen aus einer Vorlage und trägt die IDs in Google Sheets ein.
Ablauf
1Google Sheets: Alle Kunden auslesen
2Google Drive: Vorlage kopieren
3Google Sheets: Neue Datei-ID eintragen
Einmalig: KWs einstellen
Manuell / Google Sheets
Was passiert
Setzt für alle Kunden die Kalenderwochen-Nummern in Google Sheets, damit das Reporting-System korrekt funktioniert.
Ablauf
1Google Sheets: Alle Kunden-Zeilen lesen
2KW-Werte berechnen
3Google Sheets: Zellen aktualisieren